Establecer unas mesas de trabajo o espacios de discusión con los diferentes públicos internos de la Universidad (docentes, estudiantes, administrativos) con el fin de conocer su percepción con respecto a la infraestructura física o tecnológica y para que estos expresen sus necesidades y sugerencias.
A partir de ese ejercicio de consenso, rescatar los principales hallazgos, propuestas y planes de acción.
Evaluar a nivel interno qué correcciones, modificaciones o mejoras se pueden realizar, de acuerdo con el presupuesto.
Dar a conocer a la comunidad educativa el plan de acción, que tiene en cuenta sus inquietudes y necesidades.
Realizar ejercicios de evaluación y seguimiento a la percepción de los miembros de la Casa de Estudios con respecto a las inversiones que se llevan a cabo.
Mensajes
Estamos comprometidos con el diálogo abierto y transparente con todos los miembros de la comunidad, por eso establecimos (mesas de trabajo, conversatorios, espacios de escucha) para conocer la percepción de la comunidad con respecto a la(s) inversión(es) XXXXX.
A partir de estos espacios de discusión, identificamos (describir principales hallazgos).
Por eso, tomamos la decisión de ajustar, mejorar o modificar lo siguiente (describir el plan de acción que se definió a partir de los espacios de escucha a la comunidad.
Agradecemos a todas las personas que participaron en estos espacios de diálogo. Su voz es fundamental para la mejora continua de nuestra Universidad.
Estamos abiertos y dispuestos a recibir sus comentarios y sugerencias a través de los mecanismos de atención (explicar cómo la comunidad educativa puede compartir sus inquietudes).
Acusación en medios de comunicación sobre despilfarro o inversión inadecuada de los recursos de la Universidad, que ponen en riesgo su estabilidad financiera
Valoración del riesgo
Crisis – nivel 2
Tácticas
Realizar un proceso de análisis a nivel interno para identificar si las acusaciones en medios de comunicación corresponden a hechos veraces o si se trata de una desinformación.
Si hay fundamento y evidencia de que las inversiones son inadecuadas y que atentan contra la estabilidad financiera de la Universidad:
Se debe abrir una investigación interna y, de ser necesario, se debe reportar a las autoridades.
Colaborar en los procesos investigativos por parte de las autoridades competentes.
Anuncio a la opinión pública sobre las medidas que se llevan a cabo con el fin de establecer las circunstancias en las que se dio la situación e identificar a los responsables, de manera que no se presenten casos similares más adelante.
Generar tranquilidad a las audiencias internas, explicándoles el plan de acción que se desplegó para atender la situación: Q&A con el director financiero, infografías con el plan de acción, mesas de discusión con los decanos, publicaciones en redes.
En caso de que se trate de un caso de desinformación:
Se deben recopilar todas las pruebas y evidencias que demuestren la viabilidad, conveniencia y trazabilidad financiera de las inversiones.
Establecer contacto con los medios de comunicación que han difundido la información para entregarles el material que prueba la desinformación de la noticia inicial, junto con las declaraciones del rector o vocero designado.
Realizar seguimiento a la corrección o aclaración de la noticia.
Emitir comunicado público a través de medios o redes sociales aclarando la situación.
Monitoreo constante a las reacciones en medios de comunicación y redes sociales.
Mensajes
Cuando se trata de información verídica:
Tan pronto tuvimos indicios sobre el mal manejo de recursos por parte de algunos miembros de la comunidad, dimos inicio a una investigación interna y reportamos inmediatamente a las autoridades competentes.
Hemos trabajando de la mano de (la Policía, la Fiscalía o entidad correspondiente) para esclarecer esta situación e identificar a los responsables.
Enviamos un mensaje de tranquilidad a nuestra comunidad académica: estamos trabajando sin descanso para que esta situación se resuelva lo más pronto posible y para que no se repita en el futuro.
Cuando es un caso de desinformación:
Haciendo honor a nuestro pacto con la transparencia y la rectitud, entregamos a lo opinión pública las pruebas que demuestran que la noticia emitida sobre (el despilfarro, las inversiones inadecuadas, etc.) no corresponde con la realidad, debido a que (explicar los principales argumentos).
A nuestra comunidad educativa, le reiteramos nuestro compromiso con la construcción y manejo de una institución responsable, abierta y transparente.
