Filtración de información a audiencias externas, como medios de comunicación, sobre déficit financiero

Valoración del riesgo

Crisis – nivel 3

Tácticas

• De forma reactiva, referirse el estado financiero de la Universidad con el que el nuevo rector recibió su cargo, sin emitir juicios de valor.
• Explicar de qué forma la Rectoría y la Dirección Financiera trabajan para solventar la situación.
• Reiterar que la institución ha sido transparente al publicar en sus medios una actualización de los estados financieros a través de contenidos.
• En caso de que la información genere un ruido considerable, se dará inicio a la etapa reactiva de la gestión de crisis de esta situación particular, planteada por Mediática Comunicaciones, que incluye acciones de comunicación para cada público de interés:
  • Estudiantes:  café virtual de Director Financiero con grupos de estudiantes de diferentes facultades. Se les informará sobre el plan de acción frente al déficit.
  • Decanos: reunión presencial con ellos para aclarar dudas sobre situación financiera y el plan de acción frente al déficit, especialmente frente a los temas que más afectan a los docentes.
  • Docentes: Reunión virtual de cada decano con los docentes de su facultad sobre el Plan de acción frente al déficit. Se utilizará una infografía y un Q&A con el Director Financiero.
  • Administrativos: Café virtual del Rector con directores de áreas de apoyo académico y administrativo para explicar el plan de acción frente al déficit y mensajes sobre avances. Cada director de área se reúne con su equipo a cargo y se les entregan piezas de video e infografía. Si surgen preguntas, se tramitan con la Dirección Financiera.
  • Líderes de opinión y medios: Si es solicitud de un solo medio puntual se remite a la información publicada en la página web. Si es solicitud de varios medios, se realiza un comunicado multimedia con audio y video del gerente financiero. Si es solicitud de un líder de opinión se gestiona relacionamiento uno a uno. Vocero por determinar.
• Escucha activa de la conversación en redes sociales, medios de comunicación (internos y externos) y análisis del impacto en audiencias priorizadas. 

Mensajes

• Nos hemos propuesto una reorganización financiera, administrativa y programática, que nos permita superar las difíciles coyunturas tanto externas como internas que se nos plantean.
• Hemos hecho una revisión estricta y detallada de nuestro presupuesto para corregir las fallas que han llevado a la Universidad al déficit en que se encuentra. A partir de ahora, nuestro propósito será volver a generar ganancias y no pérdidas.
• Basados en nuestro compromiso con la transparencia, desde la instalación de nuestra administración actual, comunicamos a todas nuestras audiencias internas: estudiantes, decanos, docentes y personal administrativo, las condiciones financieras en las que recibimos la Universidad.
• Este es el plan de acción que llevaremos a cabo: iniciaremos un estricto control de costos y gastos, buscando atender las necesidades de sostenimiento y crecimiento de la Universidad, en el marco de una debida racionalización de los recursos disponibles. Nos hemos propuesto la creación de un Departamento de Planeación Financiera y Gestión de la Información, el cual será el encargado de identificar oportunidades de mejora en el costeo de las facultades y de las unidades académicas y administrativas; al tiempo que buscaremos mayores eficiencias en la distribución de las labores del personal docente y administrativo, sin afectar la estabilidad laboral que ha caracterizado de siempre al Externado.